La mise en place d'un SMI ne doit pas être juste motivée, par l'économie ou la limitation des pertes de temps. Elle doit avoir une approche rentable et favoriser l'enrichissement corporatif et individuel, dans le respect des exigences des clients des lois et de la société
De plus en plus d’organisations veulent ou mettent en œuvre des systèmes de gestion dont les dispositions répondent aux exigences des référentiels pour la qualité, l’environnement, la sécurité, la sureté des denrées alimentaire et plus spécifiquement l’industrie automobile et aéronautique.
Ses référentiels s'appuient sur celle de la norme ISO 9001. Il est logique de mettre en place un système unique et intégré, dont les dispositions répondent aux exigences communes des différents référentiels.
Permettez-moi d'énumérer quelques avantages de l’approche d’un système de gestion intégré.
L'économie de temps et d'argent pour les gestionnaires des processus par une gestion commune et unique des politiques, objectifs, gestion des risques, planification, processus de ressources, contrôle des documents, audits, formation, gestion des non-conformité et amélioration entre autres.
Cohérence des responsabilités et autorités le qui fait quoi et le qui décide au sein des processus pour les activités concernant les exigences spécifiées sur les produits/service et les exigences légales avec pour conséquence l'accélération du processus décisionnel.
En résumé donc cet exercice permet de réduire les couts de maintenance, les pertes de temps et d'avoir une approche globale pour répondre aux exigences des actionnaires, des clients, légales, des parties intéressées et finalement aux risques et opportunités.
Pour citer Hanna Arendt " le progrès et la catastrophe sont l'avers et le revers d'une même médaille"
Pour aller vers le progrès et non vers la catastrophe qui aura les effets contraires à ceux souhaiter avec les coûts d'implantation en plus, il faut regarder les systèmes que l'on veut intégrer.
Comme disait mon grand-père si tu es perdu retourne sur tes pas, dans le cas présent, les systèmes de gestion normalisé ont été fait pour permettre aux organisations de renforcer leurs systèmes d'affaire. Le but étant d'atteindre ou d'accroitre la profitabilité identifiée par des dispositions organisationnelles et fonctionnelles efficientes face aux exigences des clients, des actionnaires et des lois.
Cette finalité s'est perdue avec l'apparition de la certification, qui a focalisé les efforts des organisations sur la satisfaction des exigences des registraires pour l'obtention du certificat et de ses avantages commerciaux.
Le but d’une telle démarche d’intégration ne doit pas seulement être défensif soit l’économie de coût, mais bien offensif mettre toute la rigueur de ses systèmes au service de l’enrichissement de l’organisation sur le plan financier, humain et social. L’intégration des systèmes de gestion normalisés et des systèmes d’affaires et de gouvernances est la pierre d’angle de l’approche.
si votre ou vos systèmes ne sont pas intégrés à votre processus d'affaire alors vous venez de gagner une étape dans votre processus d'intégration qui est la rentabilisation de votre SMI (système de Management Intégré)
Voilà quelques évidences pour identifier si vous avez pour tout ou partie votre système intègre votre système d’affaire :
· Les objectifs d'affaires sont intégrés dans le SM (Système de Management) et les KPI qui en découlent sont supportés par les dispositions relatives à la surveillance de votre système de gestion;
· Il n'y a pas d'exercice spécifique de planification pour le SM puisque ses activités sont assumées dans le cadre des processus d'affaire ;
· La connaissance est supportée par la compétence, et non par des procédures formelles;
· Le processus de qualification ne s’arrête pas au transfert du savoir, intègre la performance d’exécution pour assurer et faire évoluer la compétence des ressources;
· L'évaluation de la pertinence du SMIR, repose l'atteinte des résultats attendus et non sur le respect des procédures. Au même titre qu’un système d'affaire s'évalue par sa performance, dont une des causes par contre peut être le respect ou le non-respect des règles définies;
· Les règles/procédures sont définies en fonction des objectifs à atteindre, des exigences des clients, légales et finalement spécifiques au référentiel. Mais surtout quand les objectifs changent, le maintien des règles est questionné;
· Liste non exhaustive
Pour résumer une liste qui est très exhaustive d'un Système de Management Rentable (SMR). Un SMR efficace en fait brille par sa non-existence, sa disparition. Toutes les dispositions font parties intégrantes des bonnes pratiques d'affaires et de la culture de l'organisation. Celles-ci ont juste été renforcées par le questionnement des référentiels ISO, AS auxquels l'entreprise se réfère.
Pour finir nous allons parler de la migration vers un Système de Management Intégré Rentable (SMIR).
Georges Bernard Shaw a dit " un miracle est un événement qui créé la foi". C’est donc par la que l’on va commencer cet exercice. On va s’attacher à identifier comment reproduire les dispositions existantes dans nos systèmes qui servent l’organisation dans sa recherche de profit, sur le plan humain et social.
On commence par trouver les processus, sous processus ou activités, qui ne font qu’un avec le système d'affaire. Ce sera ça votre événement sur lequel vous allez vous fonder comme preuve que c’est possible. A partir de là nous allons avoir la foi dans la réussite de ce projet.
Selon la planification stratégique de l’organisation, ses enjeux, ses risques et ses opportunités financières, humaines et sociales nous priorisons les axes de travail en matière d’intégration, de simplification et d’amélioration de la performance des processus.
C’est à partir de l’étape précédente que l’on fait un plan avec les ressources, les échéances dont on va évaluer les risques et opportunités.
A ce stade même si votre registraire n’est pas le centre de votre démarche, si vous êtes dans une dynamique de certification de système, il faudra vous assurer que celui-ci comprend votre nouvelle approche, ou en changer.
Je ne vous ferai pas ici le descriptif de la gestion de projet, mais je vous rappelle juste que, votre étoile du nord dans cet exercice reste le triangle de survie, atteindre les profits dans le respect des clients (externe/interne) et des lois.
Pour les organisations qui envisagent de faire cet exercice avec du support à quelque niveau que ce soit pour simplifier, accélérer et rentabiliser, vous pouvez nous contacter conseil@phenixpracxis.com